BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dengan adanya kemajuan di bidang teknologi menyebabkan segala aspek kehidupan manusia selalu dikaitkan dengan arus informasi, karena informasi merupakan kebutuhan yang sangat penting dan berguna bagi pihak manapun. Akan tetapi, informasi tidak cukup hanya dikuasai, diperlukan kecepatan dan ketepatan. Sebab hampir tidak ada gunanya mempelajari informasi yang telah usang. Padahal perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi menyebabkan usia informasi menjadi lebih pendek. Dengan kata lain informasi lama diabaikan dengan adanya informasi yang baru.
Perpustakaan sebagai salah satu sistem informasi memiliki peran yang sangat vital dalam usaha pengumpulan, pengelolaan dan penyebaran informasi kepada masyarakat yang membutuhkannya, ini sesuai dengan salah satu fungsi perpustakaan yaitu fungsi informasi.
Tetapi dalam kehidupan saat ini dimana perubahan terjadi dengan sangat cepat, tuntutan masyarakat terhadap kecepatan akses terhadap informasi semakin meningkat, hal ini harus diantisipasi oleh perpustakaan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi masyarakat tersebut dengan baik perpustakaan harus berbenah, seperti dengan cara mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi (teknologi komputer dan telekomunikasi) untuk mendukung operasiaonal kegiatan perpustakaan.
Pemanfaatan teknologi komputer sangat penting dalam berbagai bidang termasuk bidang pendidikan yang dapat membantu melancarkan proses belajar mengajar. Dengan komputer, perpustakaan dapat diubah dalam segi penerimaan informasi, pengelolaan, serta pelayanannya.
Sistem Informasi perpustakaan pada SMA Negeri 1 Benjeng ini masih bersifat manual sehingga seringkali informasi yang disediakan atau disampaikan seringkali lambat dan tidak efisien. Informasi perpustakaan yang masih bersifat manual tersebut terletak pada sistem transaksi peminjaman, pengembalian.
Pada awalnya pengelolaan buku – buku di perpustakaan dikelola secara manual. Petugas perpustakaan selalu disibukkan dengan urusan peminjaman dan pengembalian buku dari para siswa. Selain itu petugas juga harus membuat suatu laporan dimana laporan tersebut memuat segala hal yang berhubungan dengan proses peminjaman maupun pengembalian. Selain itu, dalam pembuatan dokumen baik peminjaman maupun pengembalian masih dilakukan dengan manual. Hal ini menyebabkan petugas SMA N 1 Benjeng cukup repot karena petugas harus menulis data peminjaman pada buku laporan dan mencari lagi data tersebut ketika buku yang dipinjam dikembalikan. Sehingga tidak jarang petugas melakukan kesalahan dikarenakan hal tersebut masih dilakukan secara manual.
Oleh karena itu, dengan memanfaatkan teknologi komputer diharapkan perpustakaan SMA N 1 Benjeng dapat meningkatkan pelayanan kepada siswa – siswinya. Selain itu, dengan memanfaatkan teknologi ini dapat meminimalkan kesalahan manusia atau human error.
1. Proses peminjaman atau pengembalian (transaksi) buku masih menggunakan sistem manual.
2. Informasi peminjaman atau pengembalian buku yang kurang akurat
1.3 Tujuan Dan Manfaat
Adapun tujuan yang ingin didapat dari sistem baru yaitu :
1. Memberikan kemudahan bagi petugas perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian sehingga waktu yang dibutuhkan semakin singkat.
2. Memberikan laporan peminjaman dan pengembalian buku secara akurat.
3. Mengurangi atau menghilangkan kesalahan-kesalahan yang sering terjadi.
4. Dapat meningkatkan kinerja dari petugas perpustakaan tersebut
1.4 Batasan Masalah
Karena berbagai keterbatasan yang ada, maka kami hanya akan membahas mengenai penyediaan sistem informasi di dalam perpustakaan. Dengan demikian ruang lingkup pembahasannya akan dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:
1. Penyediaan sistem informasi untuk proses peminjaman koleksi.
2. Penyediaan sistem informasi untuk proses pengembalian koleksi.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Perpustakaan
Dalam bahasa Indonesia, perpustakaan berasal dari kata pustaka yang artinya kitab atau buku. Dalam bahasa Inggris, kata perpustakaan (library) berasal dari bahasa latin yaitu liber atau libri yang artinya buku. Kata perpustakaan berasal dari bahasa Yunani yaitu biblia yangartinya buku dan kitab.Basuki (1991) menyimpulkan bahwa dalam semua bahasa, istilah perpustakaan selalu dikaitkan dengan buku atau kitab. Jadi, dengan demikian batasan perpustakaan ialah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lain yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. Definisi ini menunjukkan perbedaan antara perpustakaan dengan toko buku.
2.2. Pengertian sistem
Kata sistem mempunyai beberapa pengertian, tergantung dari sudut pandang mana kata tersebut didefinisikan. Secara garis besar ada dua kelompok pendekatan sistem, yaitu :
- Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen-elemen atau kelompoknya didefinisikan sebagai “Suatu jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu aturan tertentu.
- Pendekatan sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur, yang lebih menekankan urutan operasi didalam sistem. didefinisikan sebagai “urutan operasi kerja (tulis-menulis), yang biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi bisnis yang terjadi.
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen sistem (component), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung sistem (interface), masukan sistem (input), keluaran sistem (output), pengolahan sistem (process) dan sasaran (objective) atau tujuan (goal).
2.3 Pengertian Informasi
Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut. Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya atau pengguna. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau item-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu :
1. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan, tidak bias ataupun menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya.
2.Tepat pada waktunya (timeliness)
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Di dalam pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi bernilai. Bila informasi datang terlambat sehingga pengambilan keputusan terlambat dilakukan, hal itu dapat berakibat fatal bagi perusahaan.
3. Relevan (relevance)
Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi harus bermanfaat bagi pemakainya. Di samping karakteristik, nilai informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila
manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya.
2.4. Pengertian Otomasi Perpustakaan
Menurut Encyclopedia Americana, International Edition, 1971, otomasi perpustakaan adalah penggunaan komputer dalam menangani proses-proses yang ada di perpustakaan seperti pembuatan katalog, pemesanan, pengontrolan majalah, dll. Sedangkan berdasarkan penjelasan dari Lasa HS (1993), otomasi perpustakaan adalah penggunaan mesin termasuk komputer untuk membantu tugas-tugas yang ada di perpustakaan.
2.5. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Robert.K Leitch dan K.Roscoe Davis (1983), Sistem Informasi adalah suatu system dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan.
Diagram FLOW
a. Diagram Flow peminjaman koleksi
b. Diagram Flow Pengembalian Koleksi
Kelemahan :
Pada sistem awal, perpustakaan dalam melakukan proses peminjaman serta pengembalian masih menggunakan cara manual. Sehingga dalam proses peminjaman maupun pengembalian membutuhkan waktu yang cukup lama. Contohnya pada proses peminjaman, petugas harus membuat laporan dari data – data buku yang dipinjam, tanggal kembali, serta nama anggota yang meminjam, serta pada saat peminjam mengembalikan buku tidak tepat waktu atau terlambat petugas perpustakaan harus mencari dulu secara manual tanggal peminjamannya untuk menentukan besarnya denda.
Diagram Berjenjang
Context Diagram
DFD Level 0
DFD Level 1 Sub Peminjaman
DFD Level 1 Sub Pengembalian
